Cómo elegir la estrategia de servicios no operacionales adecuada para su equipo
La continuidad operacional es un factor decisivo en la supervivencia empresarial. Muchas de las organizaciones que experimentan un desastre sin contar previamente con un efectivo plan de continuidad quedan fuera del mercado en el transcurso de los siguientes 12 meses. Esto demuestra por qué la gestión adecuada de servicios no operacionales representa una prioridad estratégica para cualquier empresa.
De hecho, en 2023, un alto porcentaje de las empresas declaró que no cumplió sus objetivos anuales de reducción de costes. Esta realidad resalta la importancia de desarrollar un sólido plan de continuidad operacional que integre eficientemente los servicios como limpieza, aseo industrial y seguridad. Nuestra experiencia con diferentes softwares ha demostrado que una gestión integral de servicios no operacionales no solo garantiza la continuidad operativa, sino que también genera un 27% de aumento en la productividad de los equipos.
En esta guía, analizaremos las estrategias más efectivas para seleccionar e implementar modelos de gestión—internos, tercerizados o mixtos—que aseguren el cumplimiento, optimicen recursos y permitan el monitoreo en tiempo real de todos sus servicios. Compartiremos además cómo las herramientas digitales permiten medir procesos para tomar mejores decisiones basadas en datos.
Entender el rol estratégico de los servicios no operacionales
Los servicios no operacionales representan aquellas actividades que no forman parte central del negocio, pero cuya gestión eficiente resulta fundamental para mantener la operatividad diaria. Estos servicios incluyen limpieza, aseo industrial, seguridad, mantenimiento y otras funciones consideradas "de apoyo" que, sin embargo, son vitales para la continuidad operacional.
Entender estos gastos no operacionales significa reconocer que, aunque no están directamente relacionados con la actividad principal, su impacto en los resultados económicos y financieros puede ser considerable. Por ejemplo, un fallo en el mantenimiento de ascensores o sistemas de climatización puede detener completamente la operación de un edificio corporativo.
Un aspecto frecuentemente subestimado es la conexión directa entre la calidad de estos servicios y la experiencia del colaborador. Las investigaciones demuestran que las organizaciones con colaboradores altamente comprometidos tuvieron una tasa de crecimiento de ingresos 2,3 veces mayor que el promedio durante un período de tres años. Asimismo, empresas con mejor experiencia del empleado son un 25% más rentables que sus competidores en el cuartil inferior.
Por otro lado, gestionar adecuadamente servicios no operacionales como limpieza y seguridad no solo mejora las condiciones laborales, sino que también garantiza el cumplimiento normativo. El incumplimiento puede acarrear costosas multas, daños reputacionales e incluso procesos penales en ciertos casos.
La naturaleza de estos servicios exige una visión estratégica integrada. Aunque representan gastos que pueden parecer secundarios, su impacto es esencial cuando surgen circunstancias especiales poco comunes. Por ejemplo, una multa inesperada o la necesidad de cambiar proveedores ante un desabasto pueden desestabilizar el presupuesto si no existe una gestión previsora.
Para maximizar el valor de estos servicios, las organizaciones deben evaluar detenidamente si gestionarlos internamente o mediante tercerización, considerando aspectos como costos, especialización y capacidad de respuesta. En cualquier modelo elegido, el objetivo sigue siendo el mismo: asegurar que estos servicios, aunque no directamente operacionales, contribuyan efectivamente a la continuidad operativa del negocio.
Evaluar modelos de gestión: interno, tercerizado o mixto
Al evaluar qué modelo de gestión implementar para sus servicios no operacionales, las empresas enfrentan una decisión estratégica con implicaciones directas en su continuidad operacional.
Modelo interno: Gestionar internamente servicios como limpieza o seguridad ofrece mayor control directo sobre los procesos. Sin embargo, este enfoque implica costos fijos en contratación, capacitación y beneficios para el personal. Además, requiere desarrollar capacidades que no son parte del núcleo del negocio, lo que puede distraer recursos de actividades estratégicas.
Modelo tercerizado (outsourcing): La externalización permite acceder a personal especializado y experimentado en áreas específicas. Según estudios, hasta el 40% de las pymes externalizaron algún servicio en 2021, principalmente buscando reducir costos operativos y aumentar el enfoque en su actividad principal. La tercerización también ofrece mayor flexibilidad para adaptarse a fluctuaciones en la demanda, transformando costos fijos en variables.
Modelo mixto: Esta alternativa combina las fortalezas de ambos modelos, manteniendo internamente procesos críticos mientras subcontrata aquellos donde la especialización externa agrega valor.
¿Cuándo optar por cada modelo?
La tercerización es particularmente beneficiosa cuando:
- Las cargas laborales son extensas
- Se requiere especialización en áreas no esenciales
- Falta un equipo especializado interno
Por otro lado, es preferible mantener internamente procesos que:
- Manejan información altamente confidencial
- Requieren conocimiento profundo de regulaciones específicas de la empresa
Entre los beneficios clave de la tercerización destaca la posibilidad de reducir gastos operacionales mientras se invierte en el servicio principal de la organización. Asimismo, permite acceder a nuevas tecnologías y métodos especializados que mejorarán la eficiencia.
No obstante, cualquier modelo elegido debe contemplar la gestión integral de todos los servicios para asegurar el cumplimiento, optimizar recursos y permitir el monitoreo en tiempo real, elementos fundamentales para garantizar la continuidad operativa del negocio.
Implementar una solución de gestión integral
Una vez seleccionado el modelo de gestión adecuado, el siguiente paso crucial es implementar una solución integral que garantice la continuidad operacional de todos sus servicios no operacionales, ya sean prestados internamente o contratados a terceros.
Las organizaciones que utilizan sistemas de monitoreo identifican posibles problemas antes de que fallen los activos críticos, minimizando el tiempo de inactividad no planificado y maximizando la productividad de los equipos.
Los sistemas de gestión integral funcionan como "torres de control" que proporcionan visibilidad de extremo a extremo, permitiéndole monitorear, administrar y controlar decisiones en todas las funciones para optimizar servicios como limpieza, aseo industrial, seguridad, gasfitería, electricidad y climatización. Estas soluciones actúan como el "centro neurálgico" que orquesta e integra la toma de decisiones, mejorando la ejecución a través de análisis avanzados.
Beneficios clave de una gestión integral:
- Visualización del estado de toda su infraestructura en tiempo real
- Control documentado sobre quién, dónde y cuándo se ejecutó cada tarea preventiva o correctiva
- Notificación automática de incidentes a través de canales digitales
- Análisis de datos para tomar mejores decisiones estratégicas
Sin monitoreo integrado en tiempo real, la auditoría queda incompleta. Las herramientas modernas realizan seguimiento de cambios en la información, transferencia de datos y usuarios, alertando cuando se produce cualquier incidente.
La trazabilidad de un servicio permite realizar seguimiento desde que se origina hasta que se concluye, facilitando la identificación de causas cuando un proceso se detiene. Asimismo, el registro detallado de cada acción desarrollada mejora la calidad de los procesos, reduce costos y ahorra tiempo valioso.
Un plan de continuidad operacional bien implementado asegura que su organización pueda responder efectivamente ante eventos disruptivos. Este plan debe establecer su alcance basándose en la identificación de factores que amenazan la continuidad operacional, así como su impacto potencial en el negocio.
En definitiva, implementar una solución de gestión integral no solo asegura la continuidad operativa de sus servicios no operacionales, sino que también optimiza recursos, mejora la calidad del servicio y proporciona datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas.
Conclusión: Asegurando la continuidad operacional a través de la gestión integral
La gestión eficiente de servicios no operacionales representa, sin duda, un pilar fundamental para asegurar la continuidad operacional de cualquier organización. A lo largo de este artículo, hemos visto cómo estos servicios, aunque no forman parte del núcleo del negocio, resultan decisivos para mantener las operaciones diarias funcionando sin interrupciones.
Evidentemente, la elección entre modelos de gestión internos, tercerizados o mixtos dependerá de las características específicas de cada organización. No obstante, cualquiera sea la opción seleccionada, el objetivo principal sigue siendo el mismo: garantizar que todos los servicios no operacionales contribuyan eficazmente a la continuidad del negocio mientras optimizan recursos disponibles.
Por otra parte, la implementación de una solución de gestión integral se convierte en el factor diferenciador que permite monitorear en tiempo real, prevenir incidentes y responder eficientemente ante situaciones imprevistas. Esta capacidad de visualización completa proporciona, además, datos valiosos para tomar decisiones estratégicas basadas en información concreta.
Durante nuestra experiencia con cientos de clientes, hemos comprobado que las empresas que adoptan un enfoque integral para gestionar servicios como limpieza, seguridad, mantenimiento y climatización logran reducir significativamente sus costos operativos mientras aumentan la satisfacción tanto de colaboradores como de clientes.
Finalmente, la adopción de herramientas digitales especializadas para la gestión de estos servicios permite establecer un verdadero control de todas sus operaciones no centrales, liberando tiempo valioso para concentrarse en lo que realmente importa: el crecimiento de su negocio. Le invitamos a evaluar cómo una solución integral podría transformar la gestión de sus servicios no operacionales y contribuir decisivamente a su continuidad operacional.
FAQs
Q1. ¿Qué son los servicios no operacionales y por qué son importantes?
Los servicios no operacionales son actividades de apoyo como limpieza, seguridad y mantenimiento que, aunque no son parte central del negocio, son vitales para mantener la operatividad diaria. Su gestión eficiente es crucial para la continuidad operacional y puede impactar significativamente en los resultados económicos y financieros de la empresa.
Q2. ¿Cuáles son las ventajas de tercerizar los servicios no operacionales?
La tercerización permite acceder a personal especializado, reduce costos operativos, ofrece mayor flexibilidad para adaptarse a fluctuaciones en la demanda y permite a la empresa enfocarse en su actividad principal. Además, puede proporcionar acceso a nuevas tecnologías y métodos especializados que mejoran la eficiencia.
Q3. ¿Cómo impacta la gestión de servicios no operacionales en la experiencia del colaborador?
Una gestión eficiente de servicios no operacionales mejora directamente las condiciones laborales y la experiencia del colaborador. Las organizaciones con colaboradores altamente comprometidos han demostrado tener tasas de crecimiento de ingresos significativamente mayores y ser más rentables que sus competidores.
Q4. ¿Qué beneficios ofrece implementar una solución de gestión integral para servicios no operacionales?
Una solución de gestión integral proporciona visualización en tiempo real de toda la infraestructura, control documentado sobre la ejecución de tareas, notificación automática de incidentes, y análisis de datos para tomar mejores decisiones estratégicas. Esto optimiza recursos, mejora la calidad del servicio y asegura la continuidad operativa.
Q5. ¿Cómo se puede medir el impacto de la gestión de servicios no operacionales en la continuidad operativa?
El impacto se puede medir a través de indicadores como la reducción de tiempo de inactividad no planificado, la extensión de la vida útil de equipos, la disminución de costos operativos, y el aumento en la satisfacción de colaboradores y clientes. Además, las herramientas de gestión integral permiten realizar un seguimiento detallado y obtener datos para análisis y mejora continua.